טכני: שיטת הפצה חדשה לתזכורות החוג

[איל צבי]

שלום לכולם,

החל מהודעה זו אני מנסה לעבור לשיטה חדשה של משלוח תזכורות לרשימת התפוצה של החוג. למעוניינים יש הסבר מפורט על הסיבות, אבל אתחיל במשמעות המעשית למי שמעוניין רק בתכל'ס ובקיצור.

• רשימת התפוצה של כתובות האימייל מנוהלת בשרות קבוצת גוגל (Google Group).
  
• הצטרפות לרשימת התפוצה והסרה ממנה נעשים עצמאית ללא מעורבות שלי.
  
• להצטרפות יש לשלוח הודעה (ריקה) לכתובת: [email protected]
  
• להסרה מהרשימה יש לשלוח הודעה (ריקה) לכתובת: hug-elad+un[email protected]
  
• יש לשלוח את הודעת ההצטרפות/הסרה מהכתובת שאותה מעוניינים לצרף/להסיר.
  
• צרפתי לרשימה החדשה את כל מי שכבר היה רשום אצלי.
  כלומר, מי שקיבל ממני תזכורות לא צריך לבצע פעולה כלשהי כדי להצטרף.
  
• מי שלא מקבל תזכורות צריך לבדוק את תיקיית דואר הזבל (Spam), ולהגדיר את תזכורות החוג כדואר "טוב".

דוגמא:
נניח שכיום אני מקבל את ההודעות לכתובת האימייל של העבודה, אבל הבוס נזף בי על שאני מעמיס את משאבי המשרד לצרכים שאינם קשורים לעבודה. אני רוצה לקבל את ההודעות לכתובת אימייל פרטית. מה עלי לעשות?
- אשלח מהכתובת הפרטית שלי הודעת הצטרפות לכתובת [email protected]
- אשלח מהכתובת של המשרד הודעת הסרה לכתובת [email protected]

למה ואיך

במהלך השנים רשימת התפוצה של החוג הלכה וגדלה, וכיום יש בה למעלה מ-400 כתובות. עד לפני כשנה כל הודעה היתה נשלחת מתוכנת האימייל שלי לכל הנמענים. אלא שלשיטה זו יש שני חסרונות עיקריים:
1. אני צריך לנהל ידנית את הרשימה, כלומר לצרף ולהסיר כתובות לפי בקשה. המשמעות היא לעדכן לפחות בשני מסכים שונים בתוכנה (הוספה/מחיקה של כתובת לספר הכתובת, ואחר כך הוספה/מחיקה של רשומה ברשימת התפוצה).
2. מדי פעם יש תקלה באמצע המשלוח, וכשאני מנסה לשלוח שוב - חלק מהנמענים מקבלים הודעה שניה (בדרך כלל התקלות באות בסדרות, כך שלפעמים אני צריך לנסות לשלוח כמה פעמים).

מצאתי שרות רשימת תפוצה של גוגל שיעזור לי להתגבר על הבעיה השניה (שרות זה נקרא Google Apps Group, שאינו שרות Google Group שבו אני מתחיל להשתמש כרגע). אבל ממשק הניהול של רשימת התפוצה הזו הוא זוועתי כך שהניהול הידני של הרשימה רק הסתבך וגזל יותר זמן. כמו כן, לשרות זה יש מגבלה משמעותית - ניתן לשלוח עד 500 הודעות ביום. כלומר אם קרה שטעיתי בהודעה מסויימת, הייתי צריך לחכות 24 שעות כדי לשלוח הודעה מתקנת. תארו לכם שאשלח עדכון דחוף יום לפני טיול ואטעה למשל בשעת היציאה - לא אוכל לשלוח הודעה מתקנת.

חשבתי להתקין על האתר תוכנה לניהול רשימת תפוצה. זה היה יכול להיות פתרון טוב, אבל... האתר של החוג מותקן על שרת משותף (Shared web-hosting) שעליו יש עוד מאות אתרים. מדי פעם אחד האתרים נפרץ כדי לשמש כממסר לדואר זבל. תוך זמן קצר השרת (על כל האתרים שבו) מזוהה כממסר דואר זבל, ונרשם ב"רשימה שחורה". ספקי אינטרנט נעזרים ברשימה השחורה כדי לזהות ולחסום הודעות שמקורן בשרתים שנפרצו. התוצאה היא שלמשך כמה ימים לא ניתן לשלוח הודעות מהשרת עד שהוא "מזוכה" ויוצא בהדרגה מהרשימה השחורה.

הפתרון של תוכנה עצמאית לניהול רשימת תפוצה עדיין קורץ לי, ואולי אחזור אליו בעתיד כאשר אתקין את האתר על שרת פרטי וירטואלי (VPS). בעצם יש לי תוכניות קצת יותר גרנדיוזיות, להעלות את האתר על מערכת כוללת לניהול תוכן (CMS), שבה יש גם ניהול פנימי של רשימות תפוצה. אבל בינתיים האתר עדיין על שרת משותף וללא מערכת ניהול תוכן, כך שצריך פתרון אחר.

בסופו של דבר החלטתי לנסות את שרות קבוצת גוגל (Google Group). שרות זה מאפשר לנהל רשימת תפוצה ללא הגבלת מספר הודעות, ויש בו מנגנון מובנה להצטרפות והסרה ללא התערבות מנהל הרשימה, כמתואר לעיל. פתרון אידאלי... כמעט.

בקבוצת גוגל אפשר לנהל רשימת תפוצה אחת בלבד, כלומר לא ניתן לנהל תת-רשימות לנושאים שונים (למשל תת-רשימה אחת לתזכורות על טיולי החוג, ותת-רשימה שניה לתזכורות על סיורי מויש). כדי לנהל רשימות נפרדות צריך להקים קבוצות נפרדות. לא נורא והשרות הוא חינם, כך שזו פשרה סבירה. אם פתרון זה אכן יתברר כיעיל, אפתח קבוצה נוספת להפצת ההודעות הנוגעות לסיורי מויש.
_________________
בברכה,

איל צבי
חוג אלעד